〈公募〉後援会事務局業務の委託先を募集します。
後援会事務局本件について関心のある事業者は後援会事務局までメールにて問い合わせをしてください。（締切：2022年7月末日）
送信先：
沖縄工業高等専門学校後援会事務局 <office（at）okinawa-cts.org>
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2022年7月
沖縄高専後援会
沖縄高専後援会事務局業務委託
〈募集要項〉
１． 本事業の趣旨
沖縄高専の保護者を中心に構成される後援会の事務機能の継続性や機能強化が永年の課題となっている。これまで後援会はハローワークを通して雇用する個人に事務機能を頼ってきたため、当該人物の私的な都合等で短期間での離職が続いており、再雇用に際しても業務用料の引き継ぎが不十分なため、後援会事業継続の支障となっている状態が続いている。それだけでなく、学生生活の充実や発展に貢献することを目的とした後援会機能の確実な推進に大きな支障をきたしている。本事業では、沖縄高専後援会の事務局の機能充実と継続性確保を図ることを目的として、後援会事務局業務を外部に委託を行うものである。そして沖縄高専学生の保護者を中心として組織する沖縄高専後援会の活動のさらなる発展とその事務局機能の効率化を実現するために、事務局機能を外部委託する上で、学校や後援会の実情に適した事業者を選定する。
２． 業務内容及び契約
本委託事業の仕様書に記載のとおり
３． 受託資格
（１） 沖縄県内に本店を有し、事務調整、連絡体制などきめ細やかな事業遂行能力を有すること。
（２） 地方自治法施行令（昭和 22 年政令第 16 号）第 167 条の４の規定する者でないこと。
（３） 会社更生法（昭和 27 年法律第 172 号）の規定による更正手続開始の申し立てがなされている者でないこと。
（４） 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第 77 号）第２条に規定する暴力団もしくはその構成員およびそれらの利益となる活動を行う団体でないこと。
４．提出書類
① 見積書（任意様式）
② 事業者の所在を証する書類
（発行後３ヶ月以内の全部事項証明書の写しもしくはそれに準ずる書類）
③ 参考資料もしくは提案書など（任意様式／必要に応じて）
④ 申請者組織が定める個人情報取扱方針文書（任意様式）
提出先 沖縄高専後援会事務局 office〈at〉okinawa-cts.org
５． 事業者の選定方法
書類選考によって決定します。必要に応じて事業者へ質問を行う場合があります。
６．スケジュール
| 企画提案書の
提出期限 |
提出期限：2022年 8月 1日 11：00AM
提出方法：メールにてPDF送付 |
| 審査結果の通知 | 審査後１週間以内に通知 |
| 契約 | 審査結果通知後速やかに締結 |
上記書類等の提出先
宛先：office〈at〉okinawa-cts.org
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沖縄高専後援会
沖縄高専後援会事務局業務委託事業
〈仕様書〉
１ 委託業務の名称
沖縄高専後援会事務局業務
２ 事業の目的
国立沖縄高専後援会の以下(1)〜(5)の業務を円滑に進めることを目的とする。
- 後援会事務
- 後援会各支部への支援事務
- 学生及び学校への支援事務
- 後援会行事の企画準備及び運営業務
- 上記（1）〜（3）の業務にかかる進捗状況の共有及び作業報告業務
３ 業務委託の金額
委託料は、半期ごと900,000 円（消費税及び地方消費税を含まない）以内とする。
- 企画提案募集のために提示した金額であり、契約金額ではないことに留意すること。
- 委託料は業務完了後、実績報告に基づいて額の確定を行い、原則精算払いとする。ただし、事業者の求めに応じて適切な範囲で概算払いも可能とする。
４ 業務内容
- 後援会事務に従事するオフサイト事務員を1名配置する。
- 従事時間は10:00AM〜05:00PMの昼休憩を除く6時間を基本とする。やむを得ない場合に限り時間外及び土日祝日の業務について後援会が認めることがある。その際は、後援会との共通理解に基づき当該時数に1.5を乗じた時数を稼働時数とし、契約金額を変更せずに業務履行を行うものとする。
- 従事日数は沖縄高専の勤務日カレンダーのうち月間12日とし契約直後に双方で稼働カレンダーを策定する。但し理事会や総会等で土日祝祭日の稼働を必要とする場合がある。その際は、後援会との共通理解に基づき当該時数に1.5を乗じた時数を稼働日数とし、契約金額を変更せずに業務履行を行うものとする。
- 従事の場所はオフサイト（オンラインによる遠隔業務）を基本とする。但し、会計処理において、紙媒体での決裁が必要な場合や、理事会や総会等の実施やその準備により必要に応じて沖縄⾼専において業務への対応を⾏う。
- 受託企業の業務体制に応じて複数名の事務員を業務ごとに分担させることを認める。但し、業務内容の引き継ぎや継続性の確保について責任を負うものとする。その場合は後援会による指示系統を一本化するための統括責任者を１名置くこととする。
- 後援会役員による業務監督及び指示に対して相互の善良な意志の元に従うものとする。
- 月はじめに前月の稼働実績等について業務報告を行うこと。
- 具体的な業務内容
| ①会計
・支出決議書、収入決議書、債務伝票、振替伝票等の作成と稟議 ・請求を元にした支出先への振込（財務係の立ち合い必要） ・預かり金の月次報告 ②会議資料準備及び会議への参加と議事録の作成 ③理事、役員への連絡、調整業務 ④後援会会員情報の管理 ⑤後援会会員への連絡 ⑥車両の管理 ⑦後援会HPへの掲載内容の管理 ⑧後援会宛ての問い合わせ（メール等）対応 ⑨委託事業者及び関係機関との連絡調整業務 ⑩議事及び審議結果の取りまとめ業務 ⑪その他、上記①〜⑨に関わる業務及び後援会から命じられた業務 |
５ 契約の条件
- 契約形態 民法656条に基づく準委任契約とする。
- 契約期間 契約締結の日から４ヶ月間
- 契約更新 業務成果を査定し、契約継続に十分な業務を遂行していると判断される
場合に限り、契約満了の６０日前までに契約更新を決定する。契約期間終了の６０日前に業務査定を行い期間更新について決定する。
６ 守秘義務及び個人情報の取扱い
受託者は、本業務を実施することにより得た成果、あるいは提供を受けた資料等につい ては善良なる管理のもとに利用・管理し、秘密の保持については万全な措置を講じること。
また、業務遂行上知り得た事項についても慎重に配慮するよう留意するとともに、特に個人が特定されうる情報（個人情報）については、関係法令を踏まえ、その保護に十分配慮すること。
なお、アンケート実施の際を含め、学生や会員のメールアドレス一覧などの個人情報の取り扱いに留意し、一斉配布・一斉回収は後援会事務局員が行うものとする。
また、沖縄高専の規定に準じて、独立行政法人国立高等専門学校機構が実施する情報セキュリティの研修（e-learning)を受けることを要する。
７ その他留意事項
- 本仕様書に記載の業務内容は、企画提案のために設定したものであり、実際の委託契約の仕様書とは異なる場合がある。
- 本仕様書記載の委託業務の内容や積算項目等について、予算や諸事業により変更することがある。
- 契約期間において本業務で作成したすべての著作物の著作権は沖縄高専後援会に帰属する。
- 沖縄高専の学生及び業務上関係する個人、団体に所属する人員の多様性や人権への配慮を徹底するよう、本委託業務に関わる従業員への行動や発言について指導を行うこと。
８ 禁止事項
以下に示す内容に反する行いがあった場合、沖縄高専後援会は一方的に契約を解除する場合がある。またその旨及び契約金の取り扱いについて契約書にも付記する。
- 特定の企業に有利となるような学生への誘導行為。
- 知り得た個人情報について他者へ提供したり、特定企業の有利有益になるような情報を提供する行い。
- 「６ 守秘義務及び個人情報の取扱い」の示す内容に反する行い。
- 公序良俗に反する行い。
９ 雑則
この仕様書に定める事項について疑義が生じた場合、又はこの仕様書に定めのない事項については、沖縄高専後援会と協議のうえ、決定するものとする。
